O planejamento será apresentado sob a forma de plano, que é um instrumento elaborado para formalizar as idéias ou sugestões sobre o evento. O plano significa, antes de tudo a redação de um texto (documento) que consubstancie os objetivos a serem alcançados; as diretrizes; a alocação dos recursos e os prazos necessários para alcançar os objetivos.

Esse documento, escrito de modo claro, ordenado e objetivo, disciplinado e racionalizando esforços e atividades, deve conter dados suficientes para sua aprovação pela chefias superiores da empresa.

Dados de identificação:
1) Nome do evento:
2) Data e Local:
3) Horário:
4) Públicos:
5) Coordenação geral
6) Comissões: - Membros - Tarefas - Coordenação
7) Objetivos do Evento
8) Justificativas
9) Atividades a serem desenvolvidas
10) Recursos: - Humanos - Materiais - Financeiros - Disponíveis
11) Patrocínios/Apoios
12) Divulgação
13) Custos;

Anexos (sugestões)
- Relação de prováveis convidados
- Relação de autoridades
- Relação de recursos operacionais
- Cronogramas
- Modelos diversos

Fonte: Cerimonial para Executivos